AI로 견적서 비교하기: 추가 비용까지 확인하는 법

여러 업체에서 견적서를 받으면 어떻게 비교하시나요?

파일을 하나씩 열고, 금액과 조건을 엑셀에 옮겨 적는 방법이 익숙할 거예요. 그런데 견적서는 엑셀, 제품제안서는 PDF, 유지보수 안내서는 워드로 도착하면 비교표를 채우기 전부터 확인할 자료가 많아집니다.

이런 작업도 AI에 요청할 수 있어요.

파일을 읽을 수 있는 AI에 자료를 넣고, “두 업체의 가격과 제공 조건을 표로 비교해 줘”라고 질문하는 거예요. 견적 금액뿐 아니라 설치, 교육, 유지보수처럼 여러 문서에 흩어진 조건을 함께 정리하도록 요청할 수 있습니다.

그런데 비교표를 받았다고 바로 업체를 선택해도 될까요?

이번 글에서는 예시 견적서를 사용해 AI에 무엇을 요청해야 하는지, 답변에서 무엇을 확인해야 하는지, 그리고 스쿠피로 그 근거를 확인하는 방법까지 살펴볼게요.

이 글의 업체명·제품명·금액·조건은 시연용으로 만든 가상 자료예요. 아래의 수치와 문서 내용은 예시 원자료의 정보이며, 스쿠피가 실제로 생성한 답변을 재현한 것은 아닙니다.

AI가 비교표를 만들어도, 확인할 일은 남아 있어요

회의실 두 곳에 화상회의 장비를 도입한다고 가정해 볼게요.

장비만 받는 것이 아니라, 두 회의실에 설치하고 담당자에게 현장 교육까지 제공받아야 하는 상황이에요. 예시 견적서의 기본 금액은 다음과 같습니다.

두 금액 모두 부가세를 포함해요. 합계만 보면 A업체가 440,000원 저렴합니다.

AI가 이 숫자들을 정확히 옮겼더라도, 두 업체가 같은 범위의 일을 해주는지는 별도로 확인해야 해요.

예를 들어 이런 질문이 남습니다.

• A업체의 낮은 가격에 현장 설치도 포함되어 있을까요?

• 제안서의 ‘교육 지원’은 원격 교육일까요, 현장 교육일까요?

• 유지보수 기간이 문서마다 다르면 어느 조건을 적용해야 할까요?

AI에 “비교해 줘”라고만 요청하면 어떤 항목을 중요하게 볼지 충분히 전달되지 않을 수 있어요. 구매 요구사항을 함께 주고, 포함·별도·미확인 조건을 구분하도록 요청하는 것이 좋습니다.

그렇게 만든 표도 원문과 대조해야 해요. 답변에 출처가 없거나 파일명만 표시된다면, 해당 조건이 적힌 위치를 다시 찾아야 하니까요.

스쿠피에서는 비교한 내용의 근거까지 확인해요

이번에는 스쿠피(Scoopie)를 사용해 볼게요.

스쿠피는 견적서 비교 전용 프로그램이 아니라, 필요한 작업을 자연어로 요청하는 사내용 AI 업무보조 에이전트예요. 자료를 연동하고 “비교해 줘”, “추가 비용을 계산해 줘”, “확인할 질문을 작성해 줘”처럼 원하는 작업을 이어서 요청할 수 있습니다.

이번 업무에서 스쿠피를 사용하는 이유는 비교표를 만드는 것과 그 근거를 확인하는 일을 연결할 수 있기 때문이에요.

답변에 표시된 출처를 클릭하면 원문 뷰어에서 근거 위치를 하이라이트해 보여줘요. ‘설치비 별도’라는 답변을 읽었다면, 실제 제안서에서 금액과 적용 조건을 함께 살펴보는 방식입니다.

PDF뿐 아니라 한글(HWP/HWPX), 워드, 엑셀, 파워포인트 등 다양한 형식을 지원하고, 문서 수·파일 용량·페이지 수에 별도 제한을 두지 않아요. 견적서와 함께 받은 부속 자료도 연동해 질문할 수 있습니다.

물론 출처가 있다고 답변의 정확성이나 누락 여부가 자동으로 보장되는 것은 아니에요. 중요한 것은 AI의 설명을 사용자가 원문에서 확인할 수 있다는 점입니다.

예시 파일을 연동해 볼게요

구매 요구사항을 기준으로 비교표를 요청해요

먼저 두 업체의 자료를 같은 기준으로 정리해 볼게요.

아래 프롬프트를 그대로 입력해 주세요. 앞에서 설명한 간단한 질문 대신, 이번 시연에서는 이 프롬프트로 비교를 시작하면 됩니다.

연동한 구매담당자 도입요청서를 기준으로,
A업체와 B업체의 견적서, 제품제안서,
유지보수안내서를 함께 비교해 주세요.

다음 항목을 표로 정리해 주세요.

- 장비 구성과 수량
- 견적 금액과 부가세 포함 여부
- 배송 및 현장 설치의 비용과 범위
- 현장 사용자 교육의 제공 여부와 비용
- 유지보수 기간, 출장비, 부품 및 소모품 비용
- 별도 비용과 선택 사양
- 출고일, 설치 완료일, 견적 유효기간

표 형식:
| 비교 항목 | 구매 요구사항 | A업체 조건 | B업체 조건 | 확인할 점 |

각 업체의 조건에 근거 출처를 붙여 주세요.

검토 원칙:
- 포함, 별도 비용, 조건부 제공, 근거 미확인을 구분해 주세요.
- 같은 업체의 문서끼리 내용이 다르면 양쪽 출처를 제시하고
  '문서 간 불일치'로 표시해 주세요.
- 지원 가능한 기능과 이번 견적에 포함된 기능을 구분해 주세요.
- 원격 교육과 현장 교육, 출고와 설치 완료를 구분해 주세요.
- 찾지 못한 내용을 미제공이나 무료로 단정하지 마세요.
- 확인되지 않은 비용은 추정하거나 0원으로 채우지 마세요.

업체 순위는 매기지 말고,
요구사항 충족 여부를 확인할 수 있는 항목과
추가 확인이 필요한 항목을 나눠 주세요.

여기서 중요한 것은 ‘가장 좋은 업체’를 바로 고르게 하지 않는 거예요. 먼저 무엇이 포함되어 있고, 무엇을 아직 모르는지 구분해야 비교의 기준이 잡힙니다.

답변의 출처를 눌러, 포함 조건을 확인해요

비교표가 나오면 중요한 항목의 출처를 클릭해 보세요.

아래 내용은 예시 파일에 실제로 들어 있는 확인 기준이에요. 스쿠피가 이 내용을 제대로 찾아 정리했는지 직접 대조하면 됩니다.

A업체의 ‘설치 지원’은 무료 설치가 아니에요

A업체 제품제안서 2쪽에는 현장 설치비가 회의실당 180,000원, 부가세 별도라고 적혀 있어요. 이 비용은 기본 견적 합계에 포함되지 않습니다.

기본 교육도 현장 교육이 아니라 원격 교육이에요. 현장 교육으로 바꾸려면 비용을 별도로 협의해야 합니다.

따라서 답변에서 설치나 교육을 단순히 ‘지원’이라고만 정리했다면, 그것이 견적 금액에 포함됐다는 의미인지 다시 확인해야 해요.

출처를 클릭한 뒤 금액만 보지 말고, ‘기본 견적 합계에 포함되지 않는다’는 설명까지 함께 읽어보세요.

B업체의 유지보수 기간은 두 문서가 달라요

B업체 자료에는 다음과 같이 서로 다른 기간이 적혀 있어요.

이 경우에는 AI도 문서만으로 실제 적용 기간을 확정할 수 없어요. 어느 한쪽을 선택하는 대신, 두 문서의 내용이 다르다는 사실과 각각의 근거를 남겨야 합니다.

스쿠피의 답변에서 관련 출처를 열고, 각 파일에 실제로 어떤 기간이 적혀 있는지 확인해 보세요.

이처럼 원문을 함께 보면, 비교표에 적힌 값뿐 아니라 왜 추가 확인이 필요한지까지 설명할 수 있어요.

같은 대화에서 추가 비용 계산도 요청해요

조건을 확인했다면, 스쿠피에 이어서 계산을 요청해 볼게요.

별도의 견적 비교 기능으로 이동하는 것이 아니라, 같은 자료를 두고 필요한 작업을 추가로 요청하는 방식이에요.

A업체에 회의실 2곳의 현장 설치를 추가하면
부가세를 포함해 얼마가 더 드는지 계산해 주세요.

기본 견적에 설치 추가금을 더한 금액도 보여 주세요.

- 원자료의 수치와 직접 계산한 값을 구분해 주세요.
- 계산식과 각 수치의 근거 출처를 표시해 주세요.
- 확인되지 않은 비용을 0원으로 넣지 마세요.
- 이 금액으로 구매담당자의 모든 요구사항을 충족한다고
  볼 수 있는지도 자료를 근거로 설명해 주세요.

예시 원자료를 기준으로 직접 계산하면, 두 회의실의 설치 추가금은 다음과 같아요.

180,000원 × 2곳 × 1.1 = 396,000원

A업체의 기본 견적에 설치비를 더하면 5,236,000원이에요. B업체의 기본 견적 5,280,000원과의 차이는 처음의 440,000원에서 44,000원으로 줄어듭니다.

하지만 이것을 ‘같은 조건의 최종 가격 차이’라고 보면 안 돼요. A업체의 현장 교육 비용이 아직 확인되지 않았기 때문이에요.

AI의 계산에서도 이 비용을 0원으로 처리하지 않았는지, 설치비를 더한 금액을 확정 총액처럼 설명하지 않았는지 확인해 주세요.

확인할 내용을 업체에 보낼 질문으로 바꿔요

비교표와 원문을 확인했다면, 아직 확정되지 않은 조건을 질문으로 정리할 수 있어요.

이번에는 같은 대화에서 이렇게 요청해 보세요.

앞선 비교표와 계산 내용을 원자료와 다시 대조해 주세요.

근거가 확인되지 않았거나,
조건이 모호하거나,
같은 업체의 문서끼리 내용이 다른 항목을 모아
업체별 확인 질문을 작성해 주세요.

표 형식:
| 업체 | 확인할 항목 | 관련 문서와 근거 출처 | 담당자에게 보낼 질문 |

질문은 담당자에게 그대로 보낼 수 있도록
짧고 구체적으로 작성해 주세요.

- 확인되지 않은 내용을 오류라고 단정하지 마세요.
- 가격이 제시되지 않은 항목은 견적 요청으로 남겨 주세요.
- 출고일과 설치 완료일을 구분해 확인해 주세요.
- 다른 업체의 가격이나 제안 내용을 질문에 포함하지 마세요.

이번 자료에서는 A업체의 현장 교육 비용과 설치 완료 일정, B업체의 유지보수 적용 기간 등이 확인 대상이에요.

특히 A업체의 ‘10영업일 이내 출고’와 B업체의 ‘재고 확인을 조건으로 15영업일 이내 설치 완료’는 같은 기준의 일정이 아니므로 구분해야 합니다.

질문을 받은 뒤에는 해당 업체의 자료에 근거한 내용인지 검토하고 전달하면 돼요. 비교표 작성에서 끝나지 않고, 구매 결정을 위해 다음에 무엇을 확인해야 하는지까지 정리하는 것입니다.

AI에 비교를 맡기고, 근거를 보며 판단하세요

견적서를 AI로 비교한다는 것은 단순히 더 저렴한 업체를 고르게 하는 일이 아니에요.

여러 자료에서 가격과 조건을 모으고, 같은 기준으로 정리하고, 아직 확인되지 않은 부분을 질문으로 만드는 과정이에요. 그 과정에서 답변과 원문을 오가며 확인할 수 있어야 정리된 내용을 실제 업무에 활용하기 쉬워집니다.

스쿠피는 이런 작업을 자연어로 요청하는 AI예요. 이번에는 견적서를 비교했지만, 같은 방식으로 보고서를 요약하거나 여러 자료의 차이를 찾고, 필요한 질문과 검토 초안을 작성하도록 요청할 수 있어요.

먼저 예시 파일로 비교를 요청해 보세요. 그리고 답변의 출처를 눌러, 설치비와 유지보수 조건이 실제로 어떻게 적혀 있는지 확인해 보세요.

AI가 정리한 표를 그대로 믿는 대신, 근거를 확인하면서 판단하는 경험부터 시작하면 됩니다.

스쿠피 시작하기

참고자료

1. 이 글에 첨부된 스쿠피 견적 비교 시연 자료: 구매담당자 도입요청서와 A·B업체 자료 6종. 모두 시연용 가상 자료입니다.

2. 작업을 맡기면, 출처와 함께 답변해요 | 스쿠피